De gemeente Ooststellingwerf is open, zakelijk en betrokken. We willen een kwalitatieve, wendbare en flexibele organisatie zijn die inspeelt op de veranderende vraag van onze inwoners, ondernemers, bezoeker en medewerkers. Deze strategie is vastgelegd in het Strategisch Personeelsbeleid “Jouw talent telt”. In 2015 waren de vorming van het Gebiedsteam en de uitvoering van de 3D taken belangrijke ontwikkelingen.

Voor de uitvoering van onze dienstverlening en wettelijke taken is continuïteit en borging van kennis essentieel. De wensen van onze inwoners veranderen. Wij hebben bij voorkeur medewerkers in dienst die goed kunnen inspelen op deze steeds sneller veranderende vraag. Zij moeten resultaatgericht, flexibel en gericht op samenwerking zijn. Dit faciliteren wij op allerlei manieren.

In 2015 was het workshopprogramma gericht op vitaliteit. In augustus is de klussenbank geïntroduceerd met als doel talenten te ontdekken, eigen kracht te benutten en mobiliteit te bevorderen. Er zijn 13 klussen geplaatst en 8 succesvol bemenst. Het lukt steeds beter om pas afgestudeerden te binden aan onze organisatie door junior (beleids)functies te creëren. Zo is een voorzichtig begin gemaakt met de verjonging van de organisatie en borging van kennis.

Financiën, Planning & Control

Betrouwbaarheid, snelle beschikbaarheid van financiële gegevens en efficiënte financiële processen is voor de sturing en beheersing van de organisatie van groot belang. De OWO-samenwerking biedt de mogelijkheid tot borging van kennis, continuïteit, specialisatie en standaardisatie van de processen. Begin 2015 is de financiële administratie verplaatst naar Weststellingwerf. We treffen voorbereidingen voor de implementatie van een nieuw financieel pakket per 1 januari 2016. Dit leidt tot verdere harmonisatie van processen. De borging van deze veranderingen vraagt veel extra aandacht en capaciteit.

In 2014 hadden de begeleiding en beheersing van de gevolgen van de 3D’s al geleid tot tijdelijke projectuitbreiding van het P&C team. Voor 2015 en verder is voorgesteld dit structureel op te nemen in de begroting van de 3D’s. In 2015 lag de focus op het op orde brengen van de geldstromen binnen de 3D’s. We hebben hier structureel over geïnformeerd. Met ingang van 2016 is, na de OWO-aanbesteding voor de accountantscontrole, Hofsteenge Zeeman Groep BV als gemeentelijke accountant geselecteerd voor de komende 2 jaar. De introductie van de digitale begroting is gerealiseerd en goed ontvangen. In 2016 onderzoeken we hoe we het P&C proces verder kunnen digitaliseren. De samenvoeging van de financiële administraties in OWO-verband is gerealiseerd.

Met juridische kwaliteitszorg borgen we dat juridische kennis en het tijdig erkennen van juridische risico’s breed in de organisatie aanwezig is. Veranderingen in de maatschappij en wetgeving (zoals social media en 3D’s) vragen van onze organisatie een continue alertheid en wendbaarheid als het gaat om aanvaardbare risico’s in relatie tot de gewenste open, zakelijke en betrokken relatie met partijen.

Elk team heeft een juridisch kwaliteitsplan. Deze plannen ontwikkelen zich voortdurend en worden tweejaarlijks door de juridisch kwaliteitsmedewerker en het CMT gemonitord. In 2015 stelde het CMT speerpunten (ijkpunten) vast. We blijven investeren in kennis en kunde (onder andere door het bestuderen van cases) en vroegtijdige betrokkenheid van de juridische adviseurs bij dossiers. We blijven de “informele aanpak” stimuleren en inzetten, eerst het goede gesprek.

Een lichte stijging van het aantal bezwaarprocedures heeft geleid tot een klein onderzoek. Hieruit is tijdige afhandeling van correspondentie een aandachtspunt gebleken. Dit pakken we op. Het platform Juridisch Vakberaad werkt goed en zorgt voor borging en bewustwording. Met de invoering van de gedragscode en protocol externe inhuur juridisch advies houden we zicht en grip op de ontwikkeling van de kosten.

Rechtmatigheid

Betrouwbaarheid en aantoonbaar werken binnen wet en regelgeving is een belangrijk punt voor de gemeente. Borging van ons rechtmatig handelen, verankeren we in onze (inkoop)processen. De inrichting is zodanig dat afwijkingen gesignaleerd en gecorrigeerd worden. In 2015 werkte de gemeente zichtbaar aan de (her)inrichting van de werkprocessen Participatie, Wmo en Jeugd als gevolg van de decentralisaties. Door een inschatting van de risico’s zijn er zoveel mogelijk beheersmaatregelen getroffen. Jaarlijks wordt in het Intern Controle plan de uitvoering van de verbijzonderde interne rechtmatigheidscontrole vastgelegd. Elk jaar geeft de managementletter van de externe accountant een beeld van de mate van beheersing van de diverse processen binnen onze organisatie. Kennisborging- en uitwisseling vinden in OWO-verband plaats.

Inkoop

Inkoopprocessen moeten voldoen aan alle regelgeving. We borgen de kansen voor lokale ondernemers en een hoge mate van social return in de eigen lokale omgeving. Lokaal inkopen staat hoog in het vaandel. De uitgevoerde inkoopscan toont dat ook aan. Deze resultaten zijn besproken met onze ondernemers. De openheid en transparantie wordt zeer op prijs gesteld door de ondernemers in onze gemeente. Eind 2015 is besloten jaarlijks een bijeenkomst met ondernemers in OWO-verband te organiseren. Eind december is het advies over “social return on investment” op route gebracht naar de Raad.

De gemeente streeft eenduidige beeldvorming en communicatie vanuit en over de gemeente na. In onze contacten naar partners en partijen zijn we open, zakelijk en betrokken. Participatie vinden we essentieel. We trekken daar waar het kan samen op en delen informatie en ideeën.

In 2014 is gestart met de voorbereiding van een nieuwe communicatiestrategie, gericht op integratie van positionering, profilering, operationele instrumenten en basistaken. Effectieve communicatie is een doorlopend proces met focus op doelen, gewenste resultaten en wendbaarheid in de uitvoering. In 2015 ligt de focus op de 3D’s, het herinrichtingsprogramma Oosterwolde/Centrum, Appelscha, duurzaamheid en Biobased Economy. Onze communicatie richt zich op het organiseren van draagvlak en samenwerking met inwoners en ondernemers. Het Team Communicatie stimuleert en ondersteunt de beleidsteams, het CMT en het bestuur hierin.

Informatie- en communicatie technologie

Tijdige en betrouwbare stuurinformatie is zeer belangrijk voor de sturing en beheersing van de gemeentelijk werkprocessen en de kwaliteit van dienstverlening. Daarnaast wordt bescherming van deze informatie steeds belangrijker. Cybercriminaliteit is ook een fenomeen waar de gemeente zich tegen moet wapenen. De ambitie voor onze dienstverlening is om in 2015 klaar te zijn met fase 4 van het ambitieplan “de overheid geeft antwoord”: “de gemeente heeft antwoord”. Onze dienstverlening wordt digitaal aangeboden en wanneer gewenst digitaal afgehandeld. Intern zijn de processen aangesloten op de “digitale voorkant”. Dit is een grote operatie voor de gemeenten. Het Rijk ondersteunt ons met het programma “Operatie NUP”. Wij pakken onderdelen van het uitvoeringsprogramma samen met de OWO-partners op.

De bouw van de digitale midoffice is bijna voltooid. Daarmee is de digitale koppeling tussen de voorkant van de gemeentelijke organisatie (website met E-formulieren en KCC module met statusinformatie van lopende zaken) en de achterkant (ambtelijke vakafdelingen en backoffices) werkend. In 2015 is de basisregistratie BGT, BAG/WOZ, Kadaster en BRP voorbereid, zodat aansluiting op de diverse landelijke voorzieningen kan plaatsvinden. Jaarlijks maken we een ICT-jaarplan om planmatig en beheersmatig uitvoering te geven aan alle projecten. Met de projecten digitale (bestuurlijk)besluitvormingsproces, papierloos werken (onder andere RIS, i-Babs) en audio- en videostreaming zijn grote stappen gezet. De uitvoering kan plaatsvinden in 2016.

Informatiebeveiliging

Er is sprake van toenemend gebruik van informatiesystemen en (digitale) informatie-uitwisseling met overheidsorganisaties, inwoners, bedrijven en instellingen. Zij moeten erop kunnen vertrouwen dat de gemeente zorgvuldig omgaat met (persoon)gegevens en hebben het recht om te weten wie welke gegevens verzamelt en waarvoor ze worden gebruikt.

De adviseur Interne controle & Kwaliteit is benoemd als beveiligingsfunctionaris (CISO). Deze persoon zorgt voor de coördinatie en toezicht op de naleving van beveiligingsmaatregelen- en procedures voor elk onderdeel van het informatiebeveiligingsbeleid. De gemeente borgt dit in haar informatiebeveiligingsbeleid en sluit daarmee aan op het nieuwe algemeen aanvaard normenkader, de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG).

De eisen die gesteld worden aan de tactische, organisatorische en fysieke beveiliging zijn in deelplannen vastgelegd. In 2015 zijn we begonnen met het in kaart brengen van de (jaarlijkse) beveiligingsmaatregelen die we nog moeten nemen in het kader van de BIG. We toetsen jaarlijks het gemeentelijk informatiebeveiligingsbeleid voor het veilig gebruik van Suwi, de BRP en Waardedocumenten, de BAG en de aansluiting DigiD met zelfevaluaties en externe audits.