Het Klant Contact Centrum is in principe het eerste loket voor (lokale) overheidsvragen. Ook hier staan de ontwikkelingen niet stil. In 2015 zijn de voorbereidingen voor het digitaal doorgeven van overlijden, geboorte en huwelijk afgerond. In 2016 komt die mogelijkheid voor onze inwoners beschikbaar. Ook is het beheer op applicaties en telefonie versterkt waardoor we voor 2016 een daling in wachttijden en betere bereikbaarheid verwachten.
Thema's
Bestuur
Wat willen we bereiken?
In de nieuwe collegeperiode gaan we door op de ingeslagen weg. We blijven ons inzetten voor duurzaamheid en vernieuwing. Het college wil dicht bij de inwoners en bedrijven staan. We werken aan een positieve uitstraling van onze gemeente binnen- maar ook buiten onze gebiedsgrenzen. Er is collegiaal bestuur, die waarde hecht aan integriteit en integrale verantwoordelijkheid. Het college heeft en behoudt duidelijk de regie in handen van de grote projecten. Burgerparticipatie is een belangrijk uitgangspunt. We trekken samen met onze OWO-partners (de gemeenten Opsterland en Weststellingwerf) op en zoeken ook buiten de gemeente naar nieuwe partners om complexe vraagstukken samen (met de markt) op te lossen. Tot 1 januari 2016 wordt de OWO-menukaart verder uitgevoerd door het gefaseerd samenvoegen van organisatieonderdelen. Dit is gericht op efficiëntie in de operationele activiteiten. We streven goede collegiale verhoudingen na en respecteren de principiële uitgangspunten van de verschillende partijen. We zijn eigentijds, modern en slagvaardig.
Wat hebben we bereikt?
De (netwerk)relatie met inwoners, ondernemers en samenwerkingspartners is versterkt. In geval van verschillen van inzicht of bezwaar op genomen besluiten was er sprake van een open dialoog en open gesprek. Provinciaal en landelijk zijn er goede (warme) contacten. In de P10 organisatie, de streekagenda en Sociaal Domein Friesland spelen we een rol van betekenis. Het nieuwe college is gesetteld in taken en rolverdeling bij portefeuillehouder overstijgende thema’s.
Wat hebben we daarvoor gedaan?
Het college heeft een open houding richting de samenleving. Op dorps- en wijkniveau, maar ook naar individuele inwoners en instanties. Het college oordeelt vraagstukgericht en biedt maatwerk waar kan. Nieuwe initiatieven vanuit de samenleving (bijvoorbeeld in Appelscha) zijn actief gestimuleerd en ondersteund. Het college stimuleert betrokken en open relaties met dorpen, wijken, bedrijven en vertegenwoordigingen.
We zijn in OPO-verband periodiek in overleg geweest en er zijn OWO-portefeuillehouders overleggen opgestart. In OWO-verband is zoveel mogelijk gezamenlijk opgetrokken. Daarnaast is er een nieuwe overlegvorm met groepen die een samenhangende eenheid vormen in de dorpen. Bij dit alles is er ruimte voor ‘couleur locale’.
In de zomer van 2016 verzorgt Ooststellingwerf het jaarcongres van de P10. Het Sociaal Domein heeft met de raad afgesproken om het Gebiedsteam, door het (eerst) vergaand intern te verzelfstandigen, middenin de samenleving te plaatsen en daarmee de drempel voor inwoners zo laag mogelijk te maken.
Wat merkt de inwoner ervan?
Er is betrouwbaar en slagvaardig bestuur, die zich richt op de collectieve belangen, werkgelegenheid en leefbaarheid. Dit draagt bij aan het vertrouwen van inwoners en ondernemers voor hun eigen toekomst en dat van onze gemeente.
Dienstverlening
Wat willen we bereiken?
Het Klant Contact Centrum (KCC) van de gemeente is in principe het eerste loket voor (lokale) overheidsvragen. Het KCC bevordert de tevredenheid over het contact met de gemeente en is inwonergericht. In de ontwikkeling van onze dienstverlening gebruikten we het ontwikkelpad van het Antwoord © Concept met de bijbehorende fasen. Onze ambitie is fase 4. Dit betekent dat het KCC dan de regie heeft op de kanalen en 80% van de meest gestelde vragen beantwoordt. In 2015 heeft het KCC te maken met de impact van de 3 Decentralisaties. De traditionele kanalen (telefoon, post en balie) blijven belangrijk en beschikbaar voor de inwoners en bedrijven. We investeren in het uitbreiden van de digitale dienstverlening en digitale verwerking. Via alle kanalen mag de inwoner rekenen op dezelfde en correcte antwoorden. In 2015 is gestart met het opstellen van nieuw beleid over dienstverlening.
Wat hebben we bereikt?
De voorbereidingen voor het digitaal doorgeven van overlijden, geboorte en huwelijk zijn afgerond. In 2016 komt de online module voor onze inwoners beschikbaar. De baliemedewerkers bedienen ook de telefoon om de kwaliteit en bereikbaarheid te vergroten. Er is extra budget toegekend om dit verder te verbeteren in 2016. 98% van de eenvoudige en enkelvoudige vragen beantwoorden we binnen een werkdag via gemeente@ooststellingwerf.nl.
De kwaliteit van onze Basisregistratie Personen is verbeterd en de kennis op Algemeen Plaatselijke Verordeningen (APV) producten versterkt. Het KCC verwijst vragen over het Sociaal Domein door naar het Gebiedsteam. Organisatie breed investeerden we in het bewustzijn over dienstverlening. De voorbereidingen om nog meer en ook intern volledig digitaal te werken, zijn bijna afgerond. In 2016 wordt papierloos vergaderen, digitale (bestuurlijke) besluitvorming en organisatie breed zaakgericht werken (ZGW 2.0) geïmplementeerd.
Wat hebben we daarvoor gedaan?
Eind 2015 is het beheer op applicaties en telefonie versterkt. In 2016 zijn managementrapportages realiseerbaar uit de telefooncentrale-database, zodat een nieuwe effectievere roostering van medewerkers op balie en telefonie ondersteund wordt. We verwachten in 2016 een daling in wachttijden en betere bereikbaarheid. Medewerkers kregen een training over de nieuwe iBurgerzaken applicatie. De informatie-uitwisseling tussen het KCC en de vakafdeling is door kennisworkshops beter geborgd. Voor het Sociaal Domein zijn er informatieflyers, zodat ze goed kunnen doorverwijzen.
We voerden het online onderzoek “kwaliteitsmonitor telefonische dienstverlening” uit. De verbeterpunten zijn deels al doorgevoerd of pakken we verder op in 2016. Er is een zelfevaluatie uitgevoerd rondom de basisregistratie personen (BRP). De baseline foutmeldingen zijn tijdig gecorrigeerd. In november zijn er bijeenkomsten georganiseerd in voorbereiding op de herijking van de Visie op dienstverlening. Begin 2016 komt de rapportage Programma Dienstverlening en de herijking van de Visie op dienstverlening in de Raad.
Wat merkt de inwoner ervan?
Het Team Dienstverlening geeft steeds meer informatie of de inwoner vindt zelf informatie op de website. Eenvoudige vragen beantwoorden we snel via e-mail. De kwaliteit van de APV vergunningen is verbeterd. De inwoner weet waar hij terecht kan met vragen over zorg en welzijn.
Financiën
Wat willen we bereiken?
We willen de huidige financiële positie blijvend borgen en verstevigen. We houden grip op ontwikkelingen zodat we voldoende middelen hebben voor vraagstukken in het sociale en ruimtelijke domein. Belastingen verhogen we, daar waar nodig, trendmatig. In de periode 2015 - 2018 vraagt de beheersing van de kosten in het Sociaal Domein veel inzet op monitoring en risicobeheersing.
Wat hebben we bereikt?
In 2016 presenteren we, voor het eerst sinds jaren, een sluitende begroting en meerjarenperspectief. Dit is het resultaat van een jarenlang consequent en degelijk financieel beleid voeren. De schuldpositie vertoont een gestaag dalende trend. Al met al mogen wij van een stevige financiële positie spreken en zien wij de uitdagingen binnen het Sociaal Domein met vertrouwen tegemoet.
Wat hebben we daarvoor gedaan?
We voeren consequent en degelijk financieel beleid.
Wat merkt de inwoner ervan?
De lasten voor de inwoner zijn maar zeer beperkt gestegen. De OZB opbrengst voor 2016 bevriezen we op het niveau van 2015.
Toelichting belangrijkste afwijkingen
In onderstaand overzicht lichten we de afwijkingen in de ‘overige baten en lasten’ > € 25.000 toe.
Belangrijkste afwijkingen | Verschil | ||
|---|---|---|---|
College B&W | - 422 N | ||
Samenwerking | 53 V | ||
Algemene reserve - samenwerking | - 87 N | ||
Omgevingsvergunningen | 67 V | ||
Reserve monumenten | - 53 N | ||
Huisvesting | - 519 N | ||
Reserve onderhoud gebouwen bedrijfsvoering | 555 V | ||
Support HRM | - 105 N | ||
Automatisering | 87 V | ||
Saldo financieringsfunctie | - 193 N | ||
Organisatorische en OWO kostenplaatsen | 290 V | ||
Reserve Sociaal Domein | - 175 N | ||
Onroerende zaakbelasting | 34 V | ||
Precariobelasting | - 483 N | ||
Reserve precariobelasting | 487 V | ||
Algemene uitkering | 305 V | ||
Algemene mutaties voorzieningen | 128 V | ||
Nagekomen/buitengewone posten | 100 V | ||
Overige kleine afwijkingen | 65 V | ||
Totaal afwijkingen | 134 V |
College B&W, nadeel € 422.000
- Hogere salariskosten college € 32.000. Hier zijn de verschuldigde pensioenpremies € 13.000 verantwoord, dit was niet begroot. Voor de rest is geconstateerd dat de begrote salarispost niet juist is. Bij de bestuursrapportage 2016 wordt het budget voor 2016 aangepast.
- Dotaties aan de voorziening lopende pensioenverplichtingen bestuurders (nadeel € 183.000*) en de voorziening pensioenverplichting voormalige wethouders en huidige wethouders (nadeel € 223.000*). De mutatie wordt voornamelijk verklaard door een forse daling van de rekenrente van 2,5% naar 1,6%. Andere oorzaken voor de toename in voorziening zijn de ontwikkelingen in verband met opbouw van pensioen en de toegenomen leeftijd in het boekjaar.
Samenwerking, voordeel € 53.000
Lagere lasten voor de samenwerking in OWO-verband € 61.000. Een deel van de beschikbare middelen krijgt een vervolg in 2016. Het restant van € 61.000 komt weer beschikbaar in 2016, via de algemene reserve. Hogere kosten € 8.000 voor het onderzoek naar de verzelfstandiging van het Gebiedsteam.
Algemene Reserve, nadeel € 87.000
Van het budget voor de samenwerking in OWO-verband resteert voor 2015 nog € 61.000. Dan wordt nu niet onttrokken, dit komt weer beschikbaar (via de algemene reserve) in 2016. In 2015 zijn er lagere lasten geweest voor de tweede boa, er wordt € 21.000 minder onttrokken.
Omgevingsvergunningen, voordeel € 67.000
- Lagere lasten omgevingsvergunningen € 24.000, er zijn minder aanvragen voor vergunningen dus ook lagere advertentielasten en kosten Hus en Hiem. Lagere ontvangen bouwleges € 13.000, bij de Tweede management rapportage 2015 is de begroting aangepast naar beneden met € 150.000 (oorspronkelijke raming € 410.000).
- Lagere lasten monumenten € 56.000. Het primitieve budget bedraagt € 25.000. Het restantbudget vanuit 2013 en 2014 (€ 41.627) is via de reserve monumenten aan het budget in 2015 toegevoegd. De verleende subsidie bedraagt in 2015 € 13.876. Het restantbudget wordt weer gestort in de reserve, zie hieronder.
Reserve monumenten, nadeel € 53.000
Het niet bestede deel van de beschikbare middelen wordt gereserveerd.
Huisvesting en werkplek, nadeel € 535.000
Lagere bureaukosten € 16.000, de aanwezige voorraad kantoorartikelen was eind 2014 hoger dan gebruikelijk. Deze voorraad is nu eerst aangesproken, hierdoor zijn er in 2015 minder aanschaffingen geweest. Bij de actualisatie stellen wij u voor om de reserve onderhoud gebouwen bedrijfsvoering op te heffen en hiervoor een onderhoudsvoorziening gebouwen in te stellen. In 2015 zijn de meerjarenonderhoudsplanningen voor het gemeentehuis, buitendienstaccommodatie Nanningawerf en het overslagstation Nanningawerf opgesteld. Het saldo van de reserve bedraagt € 555.000*, hiermee wordt de voorziening gevoed.
Buitendienstaccommodatie Nanningawerf, voordeel € 16.000
Lagere onderhoudslasten € 12.000. De nieuwe meerjarenonderhoudsplanning is in 2015 opgesteld. In afwachting van deze MOP is terughoudend omgegaan met het plegen van onderhoud.
Reserve onderhoud gebouwen bedrijfsvoering, voordeel € 555.000*
Dit betreft het saldo van de reserve per 31 december 2015. Het voorstel is om een onderhoudsvoorziening in te stellen. Zie ook hiervoor.
Support HRM, nadeel € 105.000
In de gemeentelijke cao is afgesproken dat de werknemers voor de periode 2013, 2014 en 2015 recht hebben op een ILB. Deze mogelijkheid is door de werknemers goed benut. Doordat de fiscale regelgeving door een uitspraak van de Hoge Raad met terugwerkende kracht anders wordt geïnterpreteerd hebben wij zelf het initiatief genomen om een fiscale correctie toe te passen. Hiermee voorkomen wij in de toekomst eventuele boetes. De fiscale correctie bedraagt na inschatting van onze fiscale adviseur € 133.000. Bij de budgetoverheveling van 2015 naar 2016 is € 70.000 overgeheveld naar 2016, dit was het restantbudget ILB. Bij de Bestuursrapportage 2016 zal dan het budget van de overheveling worden verlaagd met de € 70.000 ten gunste van de algemene middelen.
De Werkkostenregeling(WKR) is onderdeel van de belastingwetgeving. Door deze regeling kan een werkgever een maximaal percentage(1,2% vanaf 2015) van het totale fiscale loon (de 'vrije ruimte') besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor medewerkers. De fiscaal vrije ruimte is 1,2% van de loonsom. Als gevolg een verlaging van het forfait-percentage en verminderen van het aantal medewerkers is de vrije ruimte met ingang van 2015 verlaagd. Hierdoor wordt de fiscale drempel nog eerder overschreden waardoor we een eindheffing over 2015 moeten betalen van € 22.000.
Lagere lasten re-integratie € 13.000, de lasten hiervan worden op de afdelingskostenplaatsen verantwoord. Lagere lasten advertentiekosten € 16.000, er waren minder vacatures die via de reguliere advertenties zijn uitgezet. Er worden andere informatiekanalen aangewend. Lagere lasten Arbo gerelateerde zaken € 15.000 door lager ziekteverzuim.
Automatisering, voordeel € 87.000
Lagere lasten automatisering € 87.000. Oorzaak hiervan is voornamelijk verandering in prioritering van (vervangings-) investeringen en uitvoering van het informatieplan. In maart 2016 heeft u de Nota Herijking Visie Dienstverlening vastgesteld. Daar is de huidige afspraak om meerjarig middelen over te hevelen bevestigd. Wij stellen daarom ook voor om deze middelen via resultaatbestemming weer beschikbaar te stellen in 2016.
Saldo financieringsfunctie, nadeel € 193.000
- Nadeel bij de afschrijvingen € 165.000. De investeringen in het vrijverval riolering zijn in een keer afgeschreven en worden ten laste gebracht van de voorziening riolering. Dit is door u besloten bij de vaststelling van het GRP in 2015. Het boekverlies als gevolg van de verkoop van de voormalige school De Rank van € 253.000 is hier verantwoord.
- De ontvangen rente van de grondexploitatie is € 113.000 lager (nadeel). Per abuis is de begrote post niet naar beneden vastgesteld bij de tweede managementrapportage. Ook wijkt het werkelijke gehanteerde rentepercentage af van het percentage gehanteerd bij de begroting.
- Hogere doorbelaste kapitaallasten € 80.000 (voordeel). Aan de ene kant de hogere doorbelasting voor het vrijverval riolering, zie ook bij afschrijvingen. En aan de andere kant een lagere doorbelasting van de rest van de investeringen. Het krediet van een investering wordt in één keer beschikbaar gesteld. Het ritme van de uitgaven heeft over het algemeen een meerjarig karakter. Deze lagere doorbelasting betekent een voordeel op de betreffende producten.
Organisatorische kostenplaatsen en OWO kostenplaatsen, voordeel € 290.000
Het resultaat op de organisatorische kostenplaatsen is € 310.000 positief. Het voordeel van de overige kosten op de kostenplaats Gebiedsteam is € 175.000. Dit betreffen lagere lasten voor huur en bureaukosten, ook zijn de reis- en verblijfkosten lager dan gepland, omdat er vooral gewerkt wordt vanuit de locatie Oosterwolde. Daarnaast is er minder uitgegeven aan vorming en opleiding door drukte in de dagelijkse werkzaamheden. Dit voordeel wordt weer verrekend met de reserve Sociaal Domein. Resteert een voordeel van € 135.000. Dit is het saldo van de volgende onderdelen: lagere netto salariskosten € 302.000, lagere overige personeelsgerelateerde kosten € 97.000 (vorming & opleiding, contributies, abonnementen etc.) en lagere doorbelaste apparaatskosten, nadeel € 264.000. Dit o.a. het gevolg van het doorschuiven van een aantal projecten vrijverval riolering naar 2016.
Bij de OWO kostenplaatsen is er een nadeel van € 20.000. Deze afwijking van 1% is voornamelijk het gevolg van hogere lasten overige personeelskosten.
Reserve Sociale Domein, nadeel € 175.000
Het voordeel van de overige kosten op de kostenplaats Gebiedsteam worden toegevoegd aan de reserve.
Onroerende zaakbelasting, voordeel € 34.000
Hogere vergoeding invorderingskosten € 34.000, er is een actief invorderingsbeleid. Bij de bestuursrapportage 2016 zal de raming van de post structureel omhoog worden gebracht naar € 40.000.
Precariobelasting, nadeel € 483.000
Lagere opbrengst precariobelasting € 483.000. De grondslag voor de aanslag is het aantal kilometrages kabels en leidingen. De aanslagen over de jaren 2011 tot en met 2014 zijn opgelegd op basis van de door Liander aangeleverde kilometrages. Bij het bezwaarschrift over 2014 heeft Liander aangegeven dat het aantal kilometrages lager (563 km in plaats van 791 km) is. Als gevolg van het bezwaarschrift over het jaar 2014 hebben wij een nader onderzoek laten uitvoeren naar het aantal kilometrages. Dit nader onderzoek geeft aan dat de aangegeven 563 km juist is. De voorlopige aanslag over 2015 is op basis van dit lager aantal kilometrages opgelegd. Dit betekent een lagere opbrengst van € 483.000 (raming € 1.687.000 en werkelijk opgelegd € 1.204.068). Er is voor 2015 geen resultaatconsequentie omdat de toevoeging aan de reserve niet plaatsvindt. Vanaf 2016 en verder vervalt de raming van de toevoeging aan de reserve.
Reserve Precariobelasting, voordeel € 487.000
Door de lagere opbrengst precariobelasting is er geen toevoeging aan de reserve. De wijziging van de begroting is gebeurd op basis van een opbrengst van € 1.200.000, dit verklaart het verschil van € 4.000 tussen het voor- en nadeel.
Algemene uitkering voordeel € 305.000
Hogere ontvangen algemene uitkering eerdere dienstjaren € 143.000. De laatste aanpassing van de begroting is gebeurd naar aanleiding van de septembercirculaire 2015. Na dat moment zijn er nog enkele verrekeningen geweest in de eerdere dienstjaren (2013 en 2014). Bij de jaarrekening 2014 is € 85.000 meegenomen voor het verwachte gevolg van het accres in 2014. In 2015 is dit een voordeel. Het restantverschil is het gevolg van de decembercirculaire 2015. De gevolgen hiervan konden we niet meer in de begroting verwerken.
Algemene mutaties voorzieningen voordeel € 377.000
De dotatie aan de voorziening oninbare debiteuren bedraagt € 43.000, de berekening is in overeenstemming met de financiële verordening uitgevoerd. Van de voorziening oninbare debiteuren SoZaWe is € 372.000* vrijgevallen omdat de uitgangspunten voor het bepalen van de hoogte van de voorziening, in overleg met de accountant, zijn aangepast. Ook is het aantal debiteuren omlaag gegaan en zijn er hogere aflossingen ontvangen. Van de voorziening afwaardering NIEGG, complex 128 Donkerbroek West is € 48.000 vrijgevallen. Het complex is in exploitatie genomen en de opzet is winstgevend, hierdoor kan de afwaardering vrijvallen.
Nagekomen/buitengewone posten voordeel € 424.000
- De te ontvangen BTW compensatiefonds (BCF) re-integratie over 2015 is uitgekomen op € 92.000. De toekenning is nog niet definitief.
- Correctie van een aantal facturen uit eerdere dienstjaren, per saldo een voordeel van € 47.000.
- Escrow Verkoopvennootschap BV nadeel € 26.000. In 2011 is het eerste deel (€ 360 miljoen) van het Escrow vrijgevallen. Nu in 2015 is het tweede deel vrijgevallen, het gaat om € 326,9 miljoen. Voor Ooststellingwerf betekent dat een ontvangst van € 74.503,61. Het verschil van € 26.205,30 (€ 100.708,91 minus € 74.503,61) is hier verantwoord. Bij de Verkoopvennootschap BV resteert nu € 113,1 miljoen in Escrow. Dit is wat door RWE aan claims is ingediend, hierover wordt door het bestuur van de vennootschap onderhandeld met RWE. Wij hebben er voor gekozen het verlies van € 26.205,30 nu te nemen in plaats van de onderhandelingen af te wachten. De inschatting is dat het uiteindelijke resultaat van de onderhandelingen niet significant zal afwijken van het huidige resterende bedrag in Escrow. De voorziening kan per 31 december 2015 vrijvallen en kan worden opgeheven.
- Nadeel bij de zogenaamde doorgeschoven compensabele BTW € 16.000. Betreft de compensabele BTW van samenwerkingsverbanden die worden doorgeschoven naar de deelnemers. Uit de analyse blijkt dat dit nadeel structureel is, de begroting 2016 en verder wordt bij de bestuursrapportage 2016 aangepast.
- Door de nieuwe uitgangspunten voor de bepaling van de voorziening oninbare debiteuren SoZaWe is ook de opgenomen schuldpositie crediteuren SoZaWe aangepast, voordeel € 323.000.
*Maakt onderdeel uit van de incidentele baten en lasten